źródło: shutterstock.com
W Polsce ogłoszono specjalną ustawę, wprowadzającą w kodeksie pracy formę przymusowej, zdalnej pracy zleconej pracownikowi. Jak przygotować do tego zespół i organizację?
Koronawirus i zmiana regulacji prawnych
Na początku marca w szybkim tempie przeprocesowano w sejmie I, II i II czytanie nowej ustawy, której celem jest profilaktyka, zwalczanie i przeciwdziałanie rozprzestrzenianiu się wirusa COVID-19. 3 marca ustawa przyjęta przez Sejm trafiła na ręce Marszałka Senatu oraz Prezydenta RP. Nowe przepisy zyskały poparcie obu organów i weszły w życie 8 marca 2020.
Jedną z głównych przyczyn zachorowań jest bezpośredni kontakt z osobą zarażoną koronawirusem, stąd w nowej ustawie znalazła się wzmianka dotycząca możliwości pracy zdalnej. Dają one pracodawcom m.in. możliwość przymusowej zmiany trybu pracy pracownika na pracę zdalną w związku z działaniami prewencyjnymi. Nowe przepisy uzupełniły ustawę z 5 grudnia 2008 regulującą kwestie zapobiegania oraz zwalczania zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi. W tej sytuacji, organizacja musi w pierwszej kolejności przygotować odpowiednie narzędzia i infrastrukturę (m.in. usługi VPN), aby zachować ciągłość obsługi klienta, dobrej komunikacji i współpracy zespołów.
Jakie narzędzia mogą nam w tym pomóc?
Na czym pracować w domu?
Pakiety Office365 oraz G Suite to najpopularniejsze rozwiązania dla tzw. home office na świecie. Dostaniemy tam m.in. dostęp do plików i dokumentów z dowolnego urządzenia, pracę współdzieloną z innymi pracownikami, odbieranie i wysyłanie maili oraz kontakt za pośrednictwem czatów i wideokonferencji online.Są także wyposażone w pełen pakiet programów biurowych, takich jak m.in: Word; Dokumenty Google; Excel; Arkusze Google; PowerPoint; Prezentacje Google. Pracownicy otrzymają też przestrzeń wirtualną w chmurze, gdzie mogą przechowywać i edytować pliki bez konieczności fizycznego ich posiadania na dysku twardym.
A co z komunikacją?
Do wyboru mamy kilka komunikatorów, m.in.:
Microsoft Teams – komunikator biznesowy wchodzący w pakiet Office 365, dzięki któremu:
- przeprowadzisz rozmowy w formie chatu lub wideokonferencji z dowolnym pracownikiem w firmie,
- prześlesz pliki dokumentów lub obrazy,
- umówisz i skonfigurujesz spotkania w kalendarzu oraz zaprosisz na nie innych członków organizacji.
Teams skupia w sobie wszystkie najważniejsze narzędzia z punktu widzenia komunikacji w biznesie i administracji, zapewnia bardzo wysoki poziom dostępności oraz sprawną wymianę informacji.
Google Hangouts – łatwy w obsłudze i wygodny komunikator wbudowany w pakiet narzędzi G Suite. Podobnie jak w przypadku Microsoft Teams, umożliwia wykonywanie połączeń audio i wideo, chaty pisane oraz wysyłanie zaproszeń do udziału w rozmowie użytkownikom zewnętrznym.
Ciekawą alternatywą dla Hangouts jest Google Meet umożliwiające organizację szkolenia (zdalnie) dla większej liczby użytkowników. To świetne narzędzie dla szkoleniowców lub trenerów organizujących takie wydarzenia.
źródło: shutterstock.com
Wybór chmury
Podczas gdy pracownicy są rozlokowani poza siedzibą firmy, ważną kwestią jest zapewnienie bezpiecznej i wydajnej przestrzeni wirtualnej, dzięki której grupa pracowników będzie swobodnie wymieniać, tworzyć i udostępniać dokumenty. Ograniczy to czas, który przeznaczy na niepotrzebne wysyłania kolejnych wersji plików na adresy mailowe. Polecanymi rozwiązaniami dla biznesu, zapewniającymi wysoką efektywność podczas pracy zdalnej są:
Microsoft OneDrive dla firm
Jest ono w pełni kompatybilne z aplikacjami takimi jak Word, Excel oraz PowerPoint, ale oczywiście nie ogranicza się do udostępniania tylko plików zapisywanych w tych programach. Dzięki silnemu szyfrowaniu przechowywanych w chmurze danych firmy, korzystające z Microsoft OneDrive, mają pewność, że ich dokumenty i pliki są bezpieczne nawet poza biurem.
Google Drive to przestrzeń wirtualna dostarczana wraz z pakietem G Suite, w której można skorzystać z dowolnego urządzenia z dostępem do sieci. Ważnym aspektem pracy grupowej, będąc w domu jest fakt, iż Google Drive oferuje współdzielenie dokumentów przez pracowników, tworzenie ich oraz historię zapisanych zmian w czasie rzeczywistym. Od niedawna Google Drive wspiera również formaty dokumentów, zapisane wcześniej w Office 365.
Dropbox to funkcjonalna przestrzeń wirtualna w chmurze. Mocną stroną usługi jest szyfrowanie połączenie 256-bitowym kluczem AES i SSL/TLS. To zapewnia bardzo wysoki poziom poufności i bezpieczeństwa danych firmowych. W dodatku, posiada pełną kompatybilność dla dokumentów programu Office 365 oraz funkcję kopii zapasowej do 180 dni wstecz. Jedną z funkcji wchodzących w skład usługi jest Paper – edytor dokumentów tekstowych oraz notatek.
Czy dział IT również może nam pomóc zdalnie?
Tu z pomocą przychodzi TeamViewer – narzędzie polecane dla działów technicznych oraz obsługi klienta. To proste w obsłudze narzędzie do udzielania zdalnej pomocy na komputerze drugiego użytkownika. W sytuacji, gdy z powodu pracy zdalnej część lub cały zespół przebywa poza siedzibą firmy bardzo ważnym aspektem jest zachowanie możliwości dostępu do sprzętu służbowego przez np. dział techniczny w firmie. TeamViewer wewnątrz firmy umożliwia m.in. zdalne naprawienie komputera bądź oprogramowania, rozwiązanie problemu technicznego, instalację nowego oprogramowania; dokonanie aktualizacji; wpisanie hasła administratorskiego i wiele więcej.
Czy praca zdalna może być efektywna?
Nie ulega wątpliwości, że sytuacja związana z rozprzestrzenianiem się koronawirusa COVID-19 jest dużym sprawdzianem dla każdej firmy, która opierała się wcześniej na pracy stacjonarnej w biurze lub wynajętej przestrzeni. Przejście na tryb zdalny wymaga od nich – jeżeli nie opracowały wcześniej odpowiednich procedur – sprawnej reorganizacji i użycia nowych narzędzi.
Użycie odpowiednich narzędzi do pracy zdalnej w przypadku większych firm rozwiąże zdecydowaną część problemów komunikacyjnych, poza fizyczną obecnością i rozmową twarzą w twarz. Większość z nich jest dostępna zarówno w wersji dekstopowej, jak i mobilnej.
Źródło: informacja prasowa